Fortroligheds- og privatlivspolitik

for Work Balance Institute

 

Kontaktoplysninger

Kontaktperson: Malene Stuhr Madsen og Mikkel Elmenhoff Bindesbøl

Virksomhed: Work Balance Institute ApS

Adresse: Nordkrog 17, 2900 Hellerup

CVR: 37609641

Telefon nr.: +4530492821

Mail: mb@workbalanceinstitute.dk

Website: www.workbalanceinstitute.com

 

Hvorfor brugerens privatliv er vigtigt for Work Balance Institute?

At sikre retten til privatliv for brugere af Woba er af stor vigtighed for Work Balance Institute. I Work Balance Institute anerkender vi, at når en bruger vælger at opgive personlige oplysninger til Work Balance Institute og herunder applikationen, ”Woba”, skal brugeren naturligvis kunne have tillid til, at vi er i stand til at håndtere beskyttelsen af den enkeltes privatliv på en ansvarlig måde.

Work Balance Institute er af den opfattelse, at disse oplysninger kun skal bruges til at forbedre de stressforebyggende løsninger og services, vi yder. Work Balance Institute har derfor formuleret denne fortroligheds- og privatlivspolitik for at fastslå, at vi beskytter kundens og dermed brugernes personlige oplysninger. Work Balance Institutes virksomhed er således dataansvarlig, og vi sikrer, at dine persondata behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Personlige oplysninger indsamlet af Work Balance Institute

Når der gennemføres et køb af Work Balance Institutes stressforebyggende applikation, ”Woba” og vores dertilhørende analysearbejde, vil vi indsamle brugernes kontaktoplysninger bestående af navn, e-mail, virksomhed, afdeling og jobfunktion. Det vil sige udelukkende oplysninger, som omhandler brugerens arbejdsprofil.

Med andre ord, når vi beder brugeren om at stille sine persondata til rådighed for os, oplyser vi dem om, hvilke data vi behandler og til hvilket formål.

 

Behandling af persondata

Work Balance Institute vil tage passende skridt for at beskytte brugernes privatliv. Hver gang brugeren opgiver følsomme oplysninger (eksempelvis sit navn) til Woba, vil vi tage alle nødvendige skridt for at beskytte disse, såsom en kryptering af brugerens log ind, så enkeltpersoner forbliver anonyme og ikke kan spores. Work Balance Institute måler desuden ikke på den enkelte, men udelukkende på den samlede virksomhed/afdeling eller team alt efter aftale. Dermed bliver det ikke muligt at genkende enkeltpersoner, da resultaterne udelukkende gøres op i et gennemsnit af de samlede indtastninger. Således vil den enkelte bruger altid forblive anonym qua valgte indrapporteringssystem.

Derudover behandler vi kun relevante persondata om ”dig” (brugeren):

Dvs. vi behandler kun data om dig, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til de formål, der er defineret ovenfor. Formålet med Work Balance Institutes dataindsamling er, som nævnt, at forbedre de stressforebyggende løsninger og services, vi yder. Medarbejdernes erfaringer og viden om potentielle stressfremmende og stresshæmmende faktorer i arbejdet er således altafgørende for kvaliteten af vores indsats. Formålet er altså afgørende for, hvilken type data, der er relevante for os. Det samme gælder omfanget af de persondata, vi bruger. Vi bruger fx ikke flere data, end dem, vi har brug for til det konkrete formål.

Vi indsamler, behandler og opbevarer desuden kun de persondata, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning hvilken type data, der er nødvendig at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Typen og omfanget af de persondata, vi behandler, kan også være nødvendige for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse.

Vi kontrollerer og opdaterer dine persondata

Vi kontrollerer, at de persondata, vi behandler om dig, ikke er urigtige eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere dine persondata løbende.

Da vores service er afhængig af, at dine data er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine data. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer.

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af dine data.

Vi indhenter dit samtykke, inden vi behandler dine persondata

Vi indhenter dit samtykke, inden vi behandler dine persondata til de formål, der er beskrevet ovenfor, med mindre vi har et lovligt grundlag for at indhente dem. Vi oplyser dig om et sådant grundlag og om vores legitime interesse i et behandle dine persondata.

Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os. Brug kontaktoplysningerne ovenfor om Work Balance Institute, hvis du ønsker yderligere oplysninger.

Work Balance Institute vil derudover tage sikkerhedsmæssige forholdsregler for at beskytte brugernes gemte personlige oplysninger. Det vil sige, at Work Balance Institute ikke vil videregive Wobas personlige oplysninger til tredjepart, selvom det bliver påkrævet af eksempelvis ledelsen. Desuden vil Work Balance Institute heller ikke videregive nogle af brugerens personlige oplysninger til andre virksomheder eller enkeltpersoner til markedsføringsformål uden enkeltpersonens tilladelse. Det vil sige, at:

Vi videregiver ikke dine persondata uden dit samtykke

Hvis vi videregiver dine persondata til samarbejdspartnere og aktører, bl.a. til brug for markedsføring, indhenter vi dit samtykke og informerer om, hvad dine data vil blive brugt til. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod denne form for videregivelse, og du kan også frabede dig henvendelser i markedsføringsøjemed.

Vi indhenter ikke dit samtykke, hvis vi er retligt forpligtet til at videregive dine persondata, fx som led i indberetning til en myndighed.

En opsummering lyder som følgende:
  • Vi indsamler og opbevarer dine persondata til bestemte formål
  • Vi behandler kun relevante persondata
  • Vi behandler kun nødvendige persondata
  • Vi kontrollerer og opdaterer dine persondata
  • Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige
  • Vi indhenter dit samtykke, inden vi behandler dine persondata
  • Vi videregiver ikke dine persondata uden dit samtykke

 

Sikkerhed

Work Balance Institute beskytter dine persondata og har derfor formuleret nærværende interne regler. Vi har vedtaget disse interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, for at beskytte dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

 

Dine rettigheder
Du har ret til at få adgang til dine persondata

Du har til en enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata.

Hvis du anmoder om det, kan vi oplyse dig om de data, vi behandler om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet

Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes.

I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata. Det gælder fx, hvis du trækker dit samtykke tilbage. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Du kan også gøre indsigelse mod vores videregivelse af dine data til markedsføringsformål. Du kan bruge kontaktoplysningerne øverst til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af dine persondata.

En opsummering:
  • Du har ret til at få adgang til dine persondata.
  • Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet.
  • Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata.

 

Work Balance Institutes virksomhed er således dataansvarlig, og vi sikrer, at dine persondata behandles i overensstemmelse med lovgivningen.